Personvernerklæring

Personvernerklæring

for Metodistkirken i Norge – Kragerø og Bamble menighet

 

 

Denne personvernerklæringen gjør rede for håndteringen av personopplysninger som samles inn for utøve våre tjenester overfor menighetens medlemmer og andre kontakter.

 

Generelt

Menighetens ansatte og frivillige skal ha en bevisst og respektfull holdning til håndtering av personinformasjon. Denne informasjonen skal til enhver tid behandles i overensstemmelse med gjeldende lover og regler.

 

Formål

Vi behandler personopplysninger for å kunne

• gi informasjon til medlemmer, deltakere i våre aktiviteter og andre kontakter;
• gjennomføre pålagte forpliktelser overfor Staten i forbindelse med medlemsregister og kirkebok;
• søke tilskudd til våre aktiviteter.

 

Innhenting av personopplysninger og samtykke

Nødvendige personopplysninger innhentes ved innmelding i menigheten og/eller i en av menighetens virkegrener. Ved innmelding samtykker man til at vi kan lagre og bruke de registrerte personopplysningene. Kun nødvendig og relevant informasjon skal innhentes.

Fra våre medlemmer innhentes alle opplysninger som er nødvendig for føring av kirkeboka, årlig søknad som kommunalt og statlig tilskudd, og for å kunne formidle relevant informasjon. Dette inkluderer også personnummer.

For aktiviteter hvor medlemskap og/eller deltakerliste blir registrert, innhentes opplysninger om navn, fødselsdato, adresse, telefon og epost.

For barne- og ungdomsarbeidet registreres også navn og kontaktinformasjon til foresatte.

For menighetsbladet registreres navn, adresse og eventuelt epostadresse.

 

Bruk av epost

Epost bør ikke inneholde sensitivt innhold slikt som personnummer. Om vi mottar en epost med slikt innhold, vil vi behandle i henhold til innholdet, og deretter slette mailen.

 

Bruk av bilder

Bilder fra menighetens offentlige og åpne aktiviteter kan benyttes i menighetsbladet, til presentasjoner og på kirkens nettsteder. Dette skal skje med varsomhet og med respekt for at enkelte ikke er komfortable med å bli avbildet i vår kontekst.  Der det er påkrevd, skal samtykke innhentes før bilder publiseres. Jfr. åndsverkslovens § 45.c

For barn under 15 år eller personer som ikke uten videre er i stand til å forstå hva et samtykke innebærer, må foreldre/foresatte samtykke eller godkjenne samtykke for at en skal kunne publisere bildet.

 

Sikkerhet

Vi behandler personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og gjeldende regelverk. Tilgangen er sikret med passord.

 

Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig er menighetens prest/daglig leder som igjen kan delegere ansvaret til gruppeledere og andre som har behov for opplysningene som er lagret.

 

Innsyn, retting eller sletting

For innsyn, retting eller sletting av personopplysninger kontaktes prest/daglig leder.

Personopplysninger i kirkeboka kan ikke slettes. Dette er lovpålagte opplysninger.

Opplysninger som vi er pliktig til å bevare etter bokføringsloven, vil bli lagret i inntil 5 år.

Øvrige opplysninger skal slettes når vedkommende ønsker det, slutter i den aktuelle aktiviteten, eller når opplysningene ikke lenger er relevante i forhold til lagring.

 

Utlevering av opplysninger til tredjepart

Personopplysninger skal ikke utleveres til andre med mindre vi er forpliktet til dette i forhold til gjeldende lovverk og retningslinjer.

 

Vedtatt av menighetsrådet 15.02.2024